○御所市文書取扱規程
平成19年3月30日
訓令甲第3号
御所市文書取扱規程(昭和34年御所市訓令甲第8号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条～第7条)
第2章 文書の収受及び配付(第8条～第12条)
第3章 文書の起案及び回議(第13条～第22条)
第4章 決裁文書の施行(第23条～第31条)
第5章 文書の保管及び保存(第32条～第44条)
第6章 文書の廃棄(第45条～第49条)
第7章 補則(第50条～第52条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書(別に定めるものを除く。)の取扱いに関することを定めるとともに、文書事務の確実で能率的な処理を確立することを目的とする。
(文書の種類)
第2条 文書の種類は概ね次のとおりとし、その文例、書式等については別に定める。
(1) 条例 法令に違反しない限りにおいて、議会の議決を経て、市の事務について制定するもの
(2) 規則 法令に違反しない限りにおいて、市長の権限に属する事務について制定するもの
(3) 告示 地方自治法(昭和22年法律第67号)その他法令等に基づき、市の一般又は一部に公示するもの
(4) 公告 告示以外で、一定の事項を市の一般又は一部に対して公示するもの
(5) 訓令甲 職員一般又は特定の課等に対して事務処理若しくは服務等に関する一定事項について令達するもので例規となるもの
(6) 訓令乙 前号の令達で、例規とならないもの
(7) 達 団体又は個人に対して、その特定の行為又は不行為について令達するもの
(8) 指令 申請又は願に対して、許可、認可(許可、認可しない場合を含む。)するもの又は具体的事実について指示命令するもの
(9) 確認 準則的かつ客観的に確認するもの
(10) 上申 上司又は上級機関に対して、意見又は事実を述べるもの
(11) 具申 情状を上申するもの
(12) 副申(添申) 上司又は上級機関に進達する文書に、意見を添えるもの
(13) 内申 上司又は上級機関に対し、主として人事関係の事項について、意見又は事実を述べるもの
(14) 申請 許可又は認可を請うもの
(15) 願 一定の事項について願い出るもの
(16) 届 所定の事項について届け出るもの
(17) 勧告 法令上定められた権限に基づいて、ある処置を勧め、又は促すもの
(18) 諮問 附属機関等に対し、調査、審議等を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(19) 答申 諮問に応ずるもの
(20) 建議 附属機関等が、市長に対し、意見又は希望を申し出るもの
(21) 伺 上司又は上級機関に対し、指揮を請うもの
(22) 報告 事務の状況その他を報告するもの
(23) 送付 物品又は書類等を送るとき添えるもの
(24) 協議 相手方の意見を聴くことを義務付けられている場合、その事実を相手方に知らせて了承を得ようとするもの
(25) 通ちょう(通知) 一定の事実又は意思を知らせるもの
(26) 通達 行政運用の方針、職務運営上の細目等に関する事項を所属の機関又は職員に対して指示するもの
(27) 照会 一定の事項について、回答を求めるもの
(28) 回答 照会に応ずるもの
(29) 嘱託(委託) 事務処理その他一定の行為を委嘱するもの
(30) 証明 一定の事実を証明するもの
(31) 辞令 任免、給与又は勤務を示すもの
(32) 復命 上司から命ぜられた任務の結果について報告するもの
(文体及び用語の形式)
第3条 文体及び用語の形式は、概ね次の要領によらなければならない。
(1) 文体は「である」を基調とする文章口語を用いること。ただし、請願書又は特定の個人に対するような場合、その他特に必要ある場合には「ます」を基調とする文体を用いること。
(2) 用語は、努めて平易にし、わかりやすい字句を用いること。
(文字)
第4条 文字は、概ね次の要領によらなければならない。
(1) 文字は漢字及びひらがなを用いること。
(2) 外国(アジアの一部の国を除く。)の地名、人名並びに外来語は、片仮名書きとすること。
(3) 漢字は、やむを得ないもののほかは、努めて「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)の範囲に限ること。
(4) 仮名遣いは、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)によること。
(5) 送り仮名の付け方は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(6) 数字は、アラビア数字を用いる。ただし、固有名詞、その他特別の定めがあるものは、漢数字を用いること。
(7) 句読点は、文書の理解に便利なように用いること。
(文書主任及び文書担当者の設置)
第5条 文書事務を適正に処理させるため、課に文書主任を、課の係(係のない課にあっては、当該課)ごとに文書担当者を置く。
2 文書主任は、係長の中から、当該課の長(以下「主務課長」という。)が指名する者をもって充てる。ただし、これに相当する職にある者のいない課については、主務課長が指名する者をもってこれに充てる。
3 文書担当者は、係又は課の事務に精通している者の中から主務課長が指名する者をもって充てる。
(文書主任の職務)
第6条 文書主任は、課における次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(3) 文書の保存、保管及び廃棄に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
(文書担当者の職務)
第7条 文書担当者は、文書主任を補佐し、課における次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書を分類整理し、その保管状態を良好に維持すること。
(3) 文書の総務課への移管及び引継ぎの実施に関すること。
(4) 第35条に規定するファイル登録原票の作成に関すること。
第2章 文書の収受及び配付
(到達した文書の取扱い)
第8条 本市に到達した文書は、総務課において収受する。ただし、所管課に直接到達した文書は、当該所管課において収受することができる。
2 前項の文書のうち、郵送等の料金の未納又は不足のあるものは、総務課長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して、これを収受することができる。
3 第1項本文の規定により総務課において収受した文書の取扱いは、次に定めるところによる。
(1) 封筒の表示等により所管課かい(以下「課」という。)が明らかな文書は、開封せずに総務課備付けの文書配付棚により配付する。ただし、配付先が明らかでない文書については、開封し、配付先を確認した上、配付する。
(2) 親展文書、秘等の表示のある文書のうち、市長又は副市長あての文書は、秘書課に、その他のものは、それぞれのあて名人の属する課に配付する。
(3) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いによる郵便物(以下「特殊郵便物」という。)及び電報については、特殊郵便物等受領簿(様式第1号)に必要事項を記入し、所管課確認の上で配付する。
(4) 2以上の課に関係する文書は、総務課長が最も関係のあると認める担当課に配付する。
(5) 文書担当者は、1日1回以上総務課において文書を受け取るものとする。
(ファックス等により送信された文書の取扱い)
第9条 ファックスを利用して市に到達した文書は、前条の規定にかかわらず、ファックス設置の課において処理するものとする。
2 電子メールを利用して市に到達した文書は、前条の規定にかかわらず、当該電子メールを受信した電子計算機が設置された課において処理するものとする。
(所管外文書の返付)
第10条 第8条第1項ただし書の規定により所管課が収受した文書及び同条第3項の規定により所管課に配付された文書(以下「配付文書等」という。)のうち、その課の所管に属さないものがあるときは、総務課に返付する。
2 審査請求その他権利の得失に関する文書で、特にその到達時刻を明らかにする必要のあるものは、受け取った職員において、その封筒又は文書の余白に、到達の年月日と時刻を記載するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、文書の内容が軽易なときは、文書整理簿への記入を省略することができる。
(時間外に到達した文書の収受)
第12条 執務時間外に到達した文書は、当直する者が収受し、その種類及び件数を記録し、執務時間開始後、速やかに総務課長(戸籍法(昭和22年法律第224号)に規定する届書にあっては、戸籍担当課長)に引き渡す。
第3章 文書の起案及び回議
(文書の処理及び回議の順序)
第13条 主務課長は、配付を受けた全ての文書又は起案を要する事項については、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 主務者を定めて起案又は回覧の処理をさせること。
(2) 特に重要な文書又は直ちに処理しがたいものは、前号の処理をする前に、直接上司に伺い、又は「供覧」と表示して上司に供覧し、その指導を受けること。
2 起案又は回覧の文書(以下「回議書」という。)は、別に定めるもののほか、その主務の係員、主任、係長、課長補佐、主幹、課長、参事、次長、部長及び出納に関係あるものについては会計管理者を経由し、副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。
3 代決した回議書は後閲に付さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(起案の要領)
第14条 起案は、起案用紙(様式第4号)を用いなければならない。
2 起案文の作成は、概ね次の要領によるものとする。
(1) 原則として、1事案につき1起案とすること。ただし、密接な関係がある事案については、一括して起案すること。
(2) 標題、起案の理由、案の本文の順序によること。ただし、案の本文において起案の理由を尽くしたと認めるもの又は常例ある軽易なものは、起案の理由を省略することができる。
(3) 起案文は、簡潔で分かりやすく、疑義の生じないものにすること。
(4) 起案書には、必要に応じ、立案の準拠となった文書又は引照文、条文の写し若しくは事件の経過を知り得る関係文書を添付すること。
(5) 経費を伴う事案については、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(6) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添えること。
(7) 公文例のあるものは、すべてこれによること。
(8) 事案が2以上の課に関係するときは、最も関係のある課で起案すること。
(9) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
3 市長の決裁を受けるべき事案で特に重要なものを起案するときは、あらかじめ、市長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。
(1) 内容が軽易でその文書の余白に処理案を記入できるもの
(2) 常例又は単純な様式の書類の発行をもって足るもので、簿冊等に登載し、例文処理を定めたもの
(経由文書の取扱い)
第16条 市を経由して官庁等に進達すべき文書は、次の各号によって取り扱わなければならない。
(2) 副申を要しない経由文書は、受付印の上部外肩に「経由」と表示し、所要の回議又は経由簿により、決裁を経て処理すること。
(特殊取扱いの回議書)
第17条 回議書には、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を回議書の欄外右上に朱書きするものとする。
(1) 重要なもの 「重要」
(2) 至急処理を求めるもの 「至急」
(3) 秘密を要するもの 「秘」
(4) 前3号に掲げるもののほか、その他注意を要するものには、その旨を記載すること。
2 「至急」の表示のある回議書については、その閲了及び回付を特に速やかにしなければならない。
3 「秘」の表示のある回議書については、書類入れ等に納め、関係者以外の者の目にふれないようにしなければならない。
(持回り決裁)
第18条 秘密又は特に重要若しくは特に急を要する回議事項については、主務者自ら書類を携え、又は口頭をもって回議し決裁を受けるものとする。
2 早急な実施を要するもの及び常例の手続を経る余裕のないものは、直ちに決裁を受けることができる。常例の手続は、直後速やかに行わなければならない。
(合議)
第19条 2以上の部課に関係ある回議書は、速やかに関係の深い部課に合議しなければならない。
2 前項の規定により合議を受けた者は、速やかに閲了して回付しなければならない。
3 合議を受けた回議事項について異議のある部課は主務部課に協議し、協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の決裁を求めなければならない。
4 事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議部課が多い場合には、前3項の規定にかかわらず、関係部課長の同時合議を要請し、会議をもって合議とすることができる。
5 合議をうけた回議事項について必要があるときは、主務部課に対しその写しを請求することができる。
(回議書の再閲)
第20条 前条第1項の規定によって合議を受けた者が、その回議の結果を知ろうとするときは、回議書の欄外に「何部課再回」を表示しなければならない。
2 前項の回議書については、決裁後主務部課において、その表示された部課に回付しなければならない。
3 前項の回付を受けた者は、速やかに閲了し、主務部課に返付するものとする。
4 再回の表示のない回議書であっても、発議の趣旨を著しく変更し、又は廃案となった場合においては、これを関係の職員は合議した部課に回示しなければならない。
(条例等の審査)
第21条 条例、規則等を制定するときは、関係のある部課の合議を経て、御所市法令審査会規程(平成22年御所市訓令甲第8号)第1条に規定する御所市法令審査会の審査を受けなければならない。
(決裁の日付)
第22条 市長の決裁した回議書及び副市長の決裁又は代決した回議書に、その上部欄外に秘書課において決裁印(様式第5号)を押し決裁の年月日を表示して主務課に交付する。
2 部課長の決裁又は代決した回議書には、その部課において前項の決裁印を用いないで決裁の年月日を表示するものとする。
第4章 決裁文書の施行
(文書の施行)
第23条 決裁を終わった回議書(以下「原議」という。)は、特に施行の日を定めてあるものを除き、速やかに施行しなければならない。
(公告式を要する文書の施行)
第24条 市議会の議決を経た事項及び原議のうち、条例、規則、規程、告示、公告、訓令等公示を要する文書の施行については、発議した課がその原議を総務課へ送付しなければならない。
(1) 文書の主務課を示すため「御市」の次にその課の頭文字をもって記号とし文書整理簿によって番号を付ける。ただし、同一の頭文字を持つ課がある等総務課長が特に必要と認めるときは、課名の2文字をとり記号とすることができる。
(2) 指令及び達にあっては「御市」にかえて「御所市指令」又は「御所市達」とする。
(3) 指令及び達の番号は、各課ごとの令達番号簿(様式第7号)によりそれぞれの一連番号を付ける。
(4) 同一の事件で数回にわたる文書は、処理完結に至るまで当初の記号及び番号の右に順次枝番号を付ける。
(5) 対内文書については、「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。
2 前項の規定にかかわらず、辞令、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。
(文書番号の更改)
第26条 収受並びに施行の各文書に付する一連番号は、会計年度によるものを除き毎年、暦年によって改める。
(施行文書の日付)
第27条 施行文書には、第25条に規定する記号及び番号のほか、日付を付さなければならない。
2 前項の日付は、その文書を施行するため処理又は発送する年月日とする。ただし、原議において日付の決定のあった場合は、この限りでない。
(文書の発信名及び宛名)
第28条 施行文書は、市長名をもって発信しなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合においては、それぞれの定める発信名を用いることができる。
(1) 軽易な事項にあっては、市役所名又は部課長名
(2) 部内文書にあっては、重要事項を除き、部課長名
(3) 部外からの本市部課長宛照会、その他に対する回報文書で、その内容が当該部課長限りで処理できるものにあっては、部課長名
2 上司又は官庁に提出するもの及び形式に定めるものを除き、宛名及び発信名は職名のみを記載することができる。
(公印等の使用)
第29条 施行文書には、その発信者名義に応じた公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。
(1) 対内文書
(2) 他の行政機関に提出する文書(提出先から押印を求められている場合を除く。)
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの
(4) その他公印を省略することが適当と認められる文書
2 重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は、原議と契印しなければならない。
3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。
4 その他公印については、御所市公印規則(平成23年御所市規則第27号)に定めるところによる。
(議案の取扱い)
第30条 議会の議決を要するものの原議については、発議の課において議案を作成して総務課に送付し、総務課は議会に提案の手続を取るものとする。ただし、条例案についてはあらかじめ総務課に合議しなければならない。
(発送の手続)
第31条 文書の発送は、原則として、総務課において行うものとする。ただし、総務課長が主務課において発送することを適当と認めるものについては、この限りでない。
2 郵送等を要する文書は、急を要する場合のほかは退庁時刻の1時間前までに課ごとに一括して総務課に提出しなければならない。
3 照会、回答、通知等の文書で緊急に処理を要するもの(秘密に属するものを除く。)は、ファックスを利用して発送することができる。
4 発送手続を終わったものには、主務課において、原議に発送年月日を記入するとともに、完結、未結の表示をしなければならない。
第5章 文書の保管及び保存
(文書保管の原則)
第32条 文書は、常に系統的に分類し、必要に応じて誰でもすぐに取り出せるようにするとともに、紛失、盗難等を予防する措置を講じなければならない。
(文書の保管)
第33条 文書は、会計年度ごとに保管するものとする。ただし、暦年ごとに保管することが適当なものについては、この限りでない。
2 文書は、その完結する日の属する会計年度又は暦年によって保管しなければならない。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る文書については、当該前年度に帰属するものとする。
3 現年度及び前年度(第1項ただし書の規定により暦年によって保管する文書については、現年及び前年)の文書は、主務課において保管するものとする。
(ファイリング用品)
第34条 文書の保管のために使用する用品及びその使用方法は、次の各号に定めるところによる。
(1) フォルダー 文書を1形態としてまとめて収納するために用いる。
(2) ファイル 量的にフォルダーに収納できない文書又は台帳、手引書、説明書等の常用文書を収納するために用いる。
(3) ファイルボックス フォルダー及びファイルを収納し整理するために用いる。
(4) 文書保存箱 書庫への保存時にフォルダー及びファイルを収納し保存するために用いる。
(ファイル登録原票)
第35条 文書主任は、当該年度に分類された文書について、3月末日までにファイル登録原票(様式第8号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。
2 ファイル登録原票には、課が組織として保管すべき文書のすべてについて記載しなければならない。
3 総務課長は、第1項の規定により提出されたファイル登録原票について、その記載事項の適否を調査し、必要に応じて指導助言を行う。
(保管方法)
第36条 文書は、別に定める御所市文書分類表(以下「文書分類表」という。)により分類し、フォルダーにはさみ込んだ上でファイルボックスに収納し、事務室の什器の一定位置に保管するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、図面等は、別に総務課長が指示する方法により保管することができる。
3 文書は、執務時間を除き、職員個人の手元に置いてはならない。
(保管文書の整理)
第37条 文書主任は、必要に応じて保管文書の整理点検を行わなければならない。
2 総務課長は、年1回以上各課における文書の管理状況について調査し、適切な指導を行い、又は助言を与えなければならない。
(文書の引継ぎ)
第38条 主務課長は、第33条第3項の規定による保管後、引継ぎ(総務課長が管理する集中書庫に保存することをいう。以下同じ。)を必要とする文書を総務課長に引き継がなければならない。ただし、引継ぎを行うと事務に支障を来すと認められる文書(以下「常用文書」という。)については、引継ぎを行わず、これを現年度文書扱いとして主務課で保管することができる。
2 保管文書の引継ぎは、毎年4月から6月までの間に行う。
3 総務課長は、前2項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の保存期間中、集中書庫に保存し、貸出しに供することができるように整理しておかなければならない。
(引継ぎの方法)
第39条 主務課長は、3年保存以上の文書を保存期間別に区分し、文書分類表の配列順に文書保存箱に収納し、書庫移管依頼票(様式第9号)とともに総務課長に引き継ぐものとする。
(保存文書の収納)
第40条 総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた文書保存箱の保存文書を文書分類表と照合した後、当該文書保存箱を集中書庫に収納するものとする。
2 本庁以外の施設等で書庫を所有し、総務課長に文書の引継ぎを行わない課については、当該課の課長は、保存文書について前項に準じた処理を行わなければならない。
(保存期間)
第41条 文書の保存期間は、別表に定める文書保存期間基準表を基準として、主管課長が定めるものとする。ただし、法令その他別に保存期間の定めのあるものについては、当該保存期間とする。
2 文書の保存期間の起算日は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日とする。ただし、暦年により保管するものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日とする。
(マイクロフィルム文書による保存)
第42条 総務課長は、文書の保存を効率的に行うため、適当であると認める文書については、その文書を撮影したマイクロフィルム文書を、その文書に代えて保存することができる。
(書庫の管理)
第43条 本庁内の書庫は、総務課長が、本庁以外の施設の書庫は、その施設の書庫を管理する担当課長がそれぞれ管理する。
2 総務課長及び本庁以外の施設の書庫を管理する担当課長は、書庫の整理整とんに努め、火災、虫害及び湿気による損傷を防止する措置を取らなければならない。
(保存文書の貸出し)
第44条 保存文書の貸出しを受けようとする職員は、総務課長の承認を得なければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として1週間以内とする。ただし、総務課長が特に必要があると認めたときはこの限りではない。
第6章 文書の廃棄
(主務課における廃棄等)
第45条 主務課長は、保管を要しない文書については、随時廃棄しなければならない。
(総務課における廃棄)
第46条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書については、主務課長と合議の上、廃棄しなければならない。
(保存期間の再検討)
第47条 総務課長は、前条の規定による合議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、さらに保存期間を定めて保存することができる。ただし、保存期間の更新年数は、当該文書の本来の保存期間の2分の1(1年未満は切り捨てる。5年を超える場合は5年とする。)を限度とする。
2 永久保存文書について、総務課長は保存期間の起算日から10年後に、またその後5年ごとに当該文書の主務課長と合議の上必要性を調査し、保存の適否を決定する。
(文書の廃棄)
第49条 文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適当な方法により行わなければならない。
第7章 補則
(庁外持出し等の禁止)
第50条 文書は、上司の許可を得ないで庁外に持出し、又は部外者に示し、若しくは写させてはならない。
(本庁以外の施設等における取扱い)
第51条 本庁以外の施設等における文書の取扱いについて、文書主任がこの訓令によることが適当でないと認めるときは、総務課長と協議して他の手続により処理することができる。
(施行の細目)
第52条 この訓令の施行について必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、訓令の日から施行する。
(御所市事務決裁規程の一部改正)
2 御所市事務決裁規程(昭和57年御所市訓令甲第1号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(御所市公文例規程の一部改正)
3 御所市公文例規程(平成16年御所市訓令甲第1号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成20年訓令甲第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年訓令甲第2号)
この訓令は、平成21年3月1日から施行する。
附則(平成22年訓令甲第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、訓令の日から施行する。
附則(平成22年訓令甲第9号)
この訓令は、訓令の日から施行する。
附則(平成23年訓令甲第10号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年1月1日から施行する。
附則(平成26年訓令甲第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令甲第2号)
この訓令は、訓令の日から施行する。
附則(平成28年訓令甲第5号)
(施行期日)
1 この訓令は、訓令の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の御所市文書取扱規程の規定により作成されている様式の用紙で残存するものについては、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(平成28年訓令甲第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成29年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の御所市文書取扱規程の規定により作成されている様式の用紙で残存するものについては、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(令和4年訓令甲第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の様式の用紙で残存するものについては、所要の修正を加え、なお使用することができる。
別表(第41条関係)
文書保存期間基準表
内容 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
1 隣接市町村との配置分合及び境界に関するもの | ○ |
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2 市政の総合基本計画の策定及び重要な施策の実施方針の決定に関するもの | ○ |
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3 議会への提出議案、報告等に関するもの | ○ |
|
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4 条例、規則、訓令の制定・改廃に関するもの | ○ |
|
|
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|
5 要綱、要領の制定・改廃に関するもの | 住民等に重大な影響を及ぼすもの | ○ |
|
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|
6 告示、公告、指令、達に関するもの | 内容が条例、規則等と同様の重要性を持つもの | ○ | 軽易なもの |
|
|
7 市長、副市長及び会計管理者の事務引継ぎに関するもの | ○ |
|
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8 歳入歳出予算書及び決算書 | 主管課に限る |
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|
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|
9 予算・決算又は出納に関するもの |
| 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
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10 契約及び協定に関するもの | 特に重要なもの | 重要なもの | 経常的なもの |
|
|
11 財産の取得、管理及び処分に関するもの | 重要なもの | 軽易なもの |
|
|
|
12 工事に関するもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
|
|
13 人事記録(採用・退職、分限・懲戒、叙位・叙勲、表彰等)に関するもの | ○ | 軽易なもの |
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|
|
14 年金、退職手当及び公務災害補償等に関するもの | 重要なもの | ○ |
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15 各種委員会、審議会等に関するもの | 重要なもの | 経常的なもの | 軽易なもの |
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16 不服申立て、争訟等に関するもの | 将来例証となる重要なもの |
| 軽易なもの |
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17 請願、建議又は陳情等に関するもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
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18 各種の台帳及び原簿 | 特に重要なもの | 重要なもの | ○ |
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19 市の沿革及び市史の編さん資料となるもの | 重要なもの | ○ |
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20 調査・統計・報告に関するもの | 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
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21 租税その他各種の公課に関するもの |
| ○ | 軽易なもの |
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22 学齢児童に関するもの |
| ○ | 軽易なもの |
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23 職員の出張に関するもの |
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| ○ |
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24 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関するもの |
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| 重要なもの | 軽易なもの |
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25 照会、回答その他の往復文書 |
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| 重要なもの | ○ | 軽易なもの |
26 証明等の申請書 |
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| ○ | 軽易なもの |
27 課長専決の内容で、経常・定例的な業務に関するもの |
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| ○ | 軽易なもの |
28 前各号に掲げるもののほか、10年を超えて保存する必要があるもの | ○ |
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29 前各号に掲げるもののほか、5年を超えて保存する必要があるもの |
| ○ |
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30 前各号に掲げるもののほか、3年を超えて保存する必要があるもの |
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| ○ |
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31 前各号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要があるもの |
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| ○ |
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31 前各号に掲げるもののほか、1年間保管する必要があるもの |
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| ○ |
