この要綱は、別に定めがある場合を除き、御所市情報公開条例(平成13年御所市条例第8号。以下「条例」という。)に定める行政文書の開示及び情報提供施策(以下「情報公開」と総称する。)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口等

1　総合窓口の設置

情報公開に係る事務を一元的に行うため、総務部総務課に情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)を設置する。

2　総合窓口で行う事務

(1)　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　行政文書の開示に係る事務についての、すべての実施機関の担当課(開示請求の対象となる行政文書を作成し、又は取得したそれぞれの課等をいう。以下同じ。)との連絡調整に関すること。

(3)　すべての実施機関に対する開示請求書の受付に関すること。

(4)　すべての実施機関の行政文書の開示・不開示の決定等に係る審査請求書の受付に関すること。

(5)　行政文書の開示・不開示の決定等に係る審査請求に関すること。

(6)　すべての実施機関の行政文書の開示場所の提供及び立合いに関すること。

(7)　行政文書の写しの交付に要する費用(郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵便又は信書便による発送」という。)によるものを除く。)の徴収に関すること。

(8)　すべての実施機関の行政文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(9)　情報公開の実施状況の公表に関すること。

(10)　御所市情報公開及び個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(11)　御所市情報公開及び個人情報保護運営審議会(「以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(12)　その他情報公開の総合的な推進に関すること。

3　担当課で行う事務

(1)　行政文書の開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。

(2)　開示請求の形式要件の審査に関すること。

(3)　開示請求に係る却下の決定及びその通知に関すること。

(4)　開示請求に係る行政文書の開示・不開示の決定等及びその通知に関すること。

(5)　市以外の第三者からの意見聴取及び当該第三者に関する情報の開示・部分開示決定の場合の通知に関すること。

(6)　開示請求に係る決定期間の延長等に関すること。

(7)　行政文書の開示の実施(開示の決定をした行政文書の総合窓口への搬入及び当該行政文書の写しの作成、送付等を含む。)に関すること。

(8)　行政文書の開示・不開示の決定等に係る審査請求に関すること。

ア　審査請求書の審査に関すること。

イ　審査会への諮問に関すること。

ウ　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(9)　郵便又は信書便による発送による行政文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(10)　担当課の保有する情報の提供等に関すること。

(11)　情報公開制度の運営に関する重要事項について審議会への諮問に関すること。

第3　行政文書の開示に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズ把握

総合窓口では、総合窓口の職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、総合窓口に備え置く検索資料等により、担当課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総合窓口では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている情報の内容が、刊行物、行政資料及び調査報告書等公表を目的として作成されたもの又は公表されているもの(従前から情報提供で対応しているものを含む。)で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合及び市立図書館等において一般の利用に供している行政文書により対応できる場合は、この条例は適用せず、その旨を来庁者に説明し、当該事務を担当する課等への案内を行う。

ウ　行政文書の開示請求

「2　総合窓口における行政文書開示請求の受付等」に定めるとおり対応する。

(4)　行政文書の検索

総合窓口では、来庁者の相談の内容が行政文書の開示として対応すべきものであるときは、求められている内容が記載されている行政文書(以下「対象行政文書」という。)の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は担当課との連絡により、対象行政文書の検索を行うものとする。

(5)　担当課における相談等

担当課に直接情報公開に関する相談があった場合には、担当課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総合窓口への案内を行うなど適切な対応に務めるものとする。

2　総合窓口における行政文書開示請求の受付等

対象行政文書が、情報公開の開示請求で対応すべきであると判断される場合においては、総合窓口は、次により事務を処理するものとする。

(1)　対象行政文書の特定

ア　請求者との対応により、請求の内容を確定した後、検索資料等により担当課を選定し、当該担当課の情報公開主任(第7に掲げる情報公開主任をいう。)等と連絡をとった上で、対象行政文書を検索・特定するものとする。

なお、対象行政文書の特定に当たっては、行政文書開示請求受付後に当該請求に係る行政文書が不存在であることが判明することのないよう、担当課と十分連絡をとるとともに、原則として、担当課の職員(情報公開主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　担当課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、対象行政文書を特定することができない場合は、開示請求書を提出した者(以下「請求者」という。)にその旨を告げた上で、いったん開示請求を受け付けるものとする。

ウ　総合窓口において対象行政文書を特定する段階で、対象行政文書の不存在が判明した場合は、請求者に対し、請求に応じられない旨をよく説明するものとする。また、他の方法により、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明するものとする。

なお、上記にかかわらず開示請求があったときは、開示請求を受け付けるものとする。

(2)　行政文書の開示請求の方法

ア　行政文書開示請求書の提出による場合(条例第6条本文)

行政文書の開示請求は、請求者が原則として、御所市情報公開条例施行規則(平成13年御所市規則第7号。以下「施行規則」という。)第3条に定める「行政文書開示請求書」(施行規則様式第1号)等各実施機関が定める所定の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口へ提出することにより行うものとする。

イ　請求者が身体障害者等で請求書に記載することが困難な場合

総合窓口の職員が請求内容を聴き取り、代筆した上で、請求者の確認を得るものとする。

ウ　郵便、信書便、ファクシミリ又は電子メール(以下「郵送等」という。)による場合

必要事項が記載され、対象行政文書が特定できれば、所定の様式でなくても、受け付けるものとする。

なお、直接担当課に郵送等があった場合は、いったん担当課から総合窓口に送付するものとする。

(3)　請求書の受付に当たっての留意事項

ア　開示請求は、原則として、対象行政文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。

ただし、同一人から同一の担当課に係る同一内容の複数の対象行政文書の開示請求があった場合は、請求書の「請求する行政文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

イ　開示請求の内容が複数の課にまたがるときは、担当課ごとに請求書を作成するよう要請するものとする。

例　○○部の食糧費の支出に関する書類の請求書は、○○課・○○課に分散する。

ウ　開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(以下「委任状等」という。)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。

エ　未成年者による開示請求があった場合も、原則として、単独での請求を認めるものとする。

ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを、未成年者に指導するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、行政文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　行政文書の写しの交付等に要する費用負担が多額になるとき。

(4)　請求書の記載事項の確認

総合窓口では、開示請求書の受け付けに際して、次の事項について確認するものとする。

ア　「住所」欄

個人の場合は氏名、法人その他の団体にあっては、主たる事務所の所在地が正確に記載されていること。

イ　「氏名」欄

(ア)　個人の場合は住所、法人その他の団体にあっては、名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(イ)　代理人による請求の場合は、次の例のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。

例　○○○○　代理人

△△市△丁目△番△号

□□□□

TEL　＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊

(ウ)　なお、いずれの場合も押印は要しないものとする。

ウ　「電話番号」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号が記載されていること。

なお、法人その他の団体の場合は、備考欄に担当者の所属・氏名・内線番号等の記載を求めること。

エ　「開示の方法」欄

該当する区分の番号が○で囲まれていること。

オ　「請求する行政文書の件名又は内容」欄

請求しようとする行政文書の件名又は知りたい事項の内容が、対象行政文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

カ　「請求の目的」欄

この欄への記載は任意であるが、対象行政文書を特定するための補足資料、部分開示をする場合の請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料として、更に制度の利用状況等の統計資料として利用する必要があることを十分説明し、できるだけ記載してもらうよう求めること。

なお、この欄が空欄であっても、開示請求の要件を欠くものではないものとする。

(5)　請求書の職員記載欄の留意事項

総合窓口では、請求書の提出があり、かつ、上記(4)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記載欄に次の事項を記載するものとする。

ア　「担当課」欄

(ア)　請求書に係る行政文書を管理している課等の名称(担当係名まで)及び電話番号、内線番号を記載すること。

(イ)　対象行政文書が複数の課に存在する場合は、当該行政文書を最初に作成した課又は当該行政文書に係る事務事業の主体となっている課を担当課とする。

イ　「行政文書の件名」欄

(ア)　(1)により特定した対象行政文書の件名を記載すること。

(イ)　請求書の受付時に行政文書の特定ができない場合又は行政文書の正式な件名が不明な場合は、後日、担当課において請求書の記載内容から対象行政文書を特定するものとし、その旨を請求者に伝えるものとする。

ウ　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

エ　「受付印」欄は、総合窓口で押印するものとする。

(6)　請求書の補正

ア　来庁の場合

請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総合窓口の職員は、請求者に対して、その個所を訂正又は補筆するよう求めるものとする。

なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総合窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

イ　郵送等の場合

(ア)　請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、当該開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、総合窓口の職員(担当課が判明するときは担当課の職員)は、速やかに、請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求の補正を求めるものとする。

なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、職員が、職権で補正できるものとする。

(イ)　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、開示請求を却下するものとする。

(ウ)　補正を求めた場合の行政文書の開示するかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内にしなければならない。

(7)　請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

総合窓口では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印(様式第1号の1)を押印し、職員記載欄に必要事項を記載の上、その写し及び「行政文書の開示を求められた方へ」(様式第1号の2)を請求者に交付(又は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)するものとする。

ア　行政文書の開示は、開示・不開示決定等に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　対象行政文書の開示・不開示決定等は、請求があった日の翌日から起算して14日(14日目が休日等に当たるときは、その翌日)以内に行い、結果は速やかに請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により14日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を、請求があった日の翌日から起算して60日を限度として延長することがあり、この場合には、請求者に書面により通知されること。

エ　行政文書の開示を実施する場合の日時・場所等は、上記イの書面で指定すること。

オ　行政文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵便又は信書便による発送を希望する場合は郵便又は信書便による発送に要する費用も合わせて、請求者が負担し、前納する必要があること。

カ　請求書の受付時に対象行政文書が特定できなかったなどの場合において、受付後に対象行政文書が不存在であることが判明したときは、行政文書不存在通知となる場合があること。

(8)　処理簿への記載

ア　総合窓口は、行政文書の開示の請求があったときは、その請求内容等を「行政文書開示請求等処理簿」(様式第2号。以下「処理簿」という。)に記載するものとする。

イ　総合窓口及び担当課は、行政文書の開示に係る事務処理の経過を処理簿(写しを含む。)に、随時記載するものとする。

(9)　受付後の請求書の取扱い

総合窓口は、受け付けた請求書の原本及び処理簿の写しを直ちに担当課へ送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。

なお、当該請求書は、この条例の不開示事項(個人に関する情報)に該当することを考慮し、慎重に取り扱うとともに、適切に保管しなければならない。

3　請求書の形式要件審査等

(1)　処理簿への記載

担当課の情報公開主任は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは、処理簿に必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

担当課は、当該請求書が形式要件を具備していることを必ず確認するものとする。

(3)　却下通知等

担当課は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。

ア　請求者に対し、請求に応じることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

イ　請求が取り下げられない場合は、却下処分を行い、請求者に「却下通知」(様式第3号)を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。

ウ　他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。

4　開示・不開示の決定

(1)　行政文書の内容の検討等

担当課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、対象行政文書に記録されている情報が条例第11条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを「条例の解釈及び運用」、「開示しないことができる行政文書の判断基準」等を参考に検討するものとする。

条例の解釈及び運用に当たっては、開示の原則及びプライバシーの保護に配慮すること。

また、拡大解釈及び恣意的運用にならないように努めなければならない。

(2)　開示・不開示の決定期間

総合窓口において請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内に、担当課は開示・不開示の決定等をしなければならない。

(3)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休日、第三者の意見聴取その他やむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、担当課は、「行政文書開示決定等期間延長通知書」(施行規則様式第2号。以下「延長通知書」という。)により、請求者に通知するものとする。

なお、決定期間の延長については、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総合窓口において請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日の範囲内において、必要最小限の期間とすること。

イ　担当課は、総合窓口において請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内の決定期間内に、延長通知書が請求者に到達するよう、努めるものとする。

ウ　担当課は、延長通知書の写しを総合窓口に送付するものとする。

エ　延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記載すること。

(4)　決定期限の特例

開示請求に係る行政文書が著しく大量であることにより、対象行政文書の相当な部分について決定期間を延長する場合には、担当課は、「行政文書開示決定等期限特例通知書」(施行規則様式第7号。以下「特例通知書」という。)により、請求者に通知するものとする。

なお、決定期限の特例については、次のことに留意するものとする。

ア　対象行政文書のうち相当の部分については、総合窓口において請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内に開示決定等を行い、残りの行政文書の延長は必要最小限の期間とすること。

イ　担当課は、総合窓口において請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内の決定期間内に、特例通知書が請求者に到達するよう努めるものとする。

ウ　担当課は、特例通知書の写しを総合窓口に送付すること。

エ　特例通知書の「条例第8条を適用する理由」欄には、特例を適用する部分及び理由を具体的に記載すること。

(5)　内部調整

開示・不開示の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総合窓口への協議

担当課は、開示・不開示の決定に当たっては、総合窓口に協議しなければならない。

イ　関係課との調整

担当課は、対象行政文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うこと。

(6)　第三者情報に係る意見聴取等

対象行政文書に市以外の第三者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、5に定めるところにより、当該第三者に対する意見聴取等を行うものとする。

(7)　開示・不開示決定等の決裁

行政文書の開示・不開示の決定等及び通知に係る決裁は、起案用紙に必要書類を添付して行うものとし、その決裁区分は、別表のとおりとする。

(8)　決定通知書の記載要領

「行政文書開示決定通知書」(施行規則様式第3号)、「行政文書部分開示決定通知書」(施行規則様式第4号)、「行政文書不開示決定通知書」(施行規則様式第5号)及び「行政文書不存在通知書」(施行規則様式第6号)(以下「決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「行政文書の件名」欄

当該行政文書の件名を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の行政文書の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の行政文書の件名を記載することができる。

イ　「開示の日時」欄

開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、担当課は、あらかじめ請求者及び総合窓口と電話等で十分連絡をとり、できるだけ請求者の都合の良い日時を指定するものとする。

なお、行政文書の写しの交付を郵便又は信書便による発送により行う場合は、この欄を斜線で消すものとする。

ウ　「開示の場所」欄

開示の場所は、原則として、総合窓口を指定するものとする。ただし、特別の理由がある場合は、担当課等の適当な場所を記載するものとする。

エ　「開示の方法」欄

開示の方法が閲覧(原本・複写)、写しの交付(郵便又は信書便による発送)又は視聴の区分がわかるように記載すること。

オ　「開示しない部分」欄

開示をしない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例　「○○のうち特定個人の住所、氏名」

「○○のうち用地買収計画の部分」

カ　「(上記部分を)開示しない理由」欄

条例第11条の該当する号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄にすべて記載できないときは、別紙に記載の上、決定通知書に添付するものとする。

キ　「開示することができるようになる期日」欄

一定の期間(おおむね1年以内)が経過することにより、条例第11条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の不開示情報に該当する場合には、すべての不開示情報に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。

なお、当該期日を明示することができないときは、この欄を斜線で消すものとする。

ク　「行政文書が存在しない理由」欄

行政文書が不存在の場合は、当該行政文書が存在しない理由等を記載するものとする。

ケ　「担当課」欄

担当部、課、係名及び電話番号(内線を含む。)を記載するものとする。

コ　「備考」欄

必要な事務連絡のほか、行政文書の写しの交付希望があった場合に、①写しの枚数、②写しの交付に要する費用の額、③写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載するものとする。

(9)　決定通知書の送付

担当課は、開示・不開示の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口へ送付するものとする。

(10)　過去に開示実績のある行政文書の取扱い

担当課は、対象行政文書が過去に開示実績があり、直ちに開示決定又は部分開示決定ができる行政文書については、速やかに、当該行政文書の開示をするよう努めるものとする。

この場合、(5)の内部調整及び(6)の第三者情報に係る意見聴取等は、省略することができるものとする。

5　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

担当課は、対象行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、開示・不開示の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第11条各号に該当することが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に対する意見聴取を実施するものとする。

また、条例第13条の規定により公益上の理由から第三者情報を開示しようとする場合についても、実施機関が必要と認めるときは、意見聴取を行うものとする。

(2)　意見聴取の方法

意見聴取は、原則として、第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書について、開示請求があった旨などを書面「第三者情報意見聴取通知書」(施行規則様式第8号)により通知し、「行政文書開示意見回答書」(様式第4号)の提出を求めることにより行うものとする。

この場合、第三者に対して、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

(3)　意見聴取事項

第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。

ア　個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無及び程度

イ　法人等に関する情報については、不利益の有無及び程度

ウ　国等に関する情報については、信頼関係若しくは協力関係への影響、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の目的達成の困難性又は公正かつ円滑な執行に対する支障等の有無及び程度

(4)　第三者への通知

担当課は、第三者情報について、意見聴取を行った後に開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に書面「第三者情報意見聴取結果通知書」(施行規則様式第9号)によりその旨を通知するものとする。

なお、不開示決定した場合にも、第三者に対し、電話等により、口頭で通知するものとする。

(5)　第三者の保護等

担当課は、意見聴取を受けた第三者が当該行政文書の開示に反対の意見を表示した、行政文書開示意見回答書を提出したにもかかわらず、開示決定又は部分開示の決定をしたときは、第三者からの審査請求(処分の執行停止の申立てを含む。)の機会を確保し、第三者の正当な権利利益を保護するため、開示決定通知書等の「開示の日時」は、開示決定した日から起算して少なくとも2週間を経過する日以降の日を指定しなければならない。

6　行政文書の開示の方法

(1)　行政文書の閲覧の方法

ア　文書、図画、写真の場合

原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写した物を閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

イ　磁気・光ディスクその他これらに類するものの場合

原則として、記録された情報を、電子計算機画面等に表示したものを閲覧に供するものとするが、その内容を表示するための機器がない場合又は不開示情報部分を技術上の理由により分離することが困難であるときは、これらの問題が解消されるまでの間、紙に出力する方法により行うものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。

(2)　行政文書の写しの作成及び交付の方法

ア　文書、図画、写真の場合

文書、図画又は写真については、乾式複写機で複写し、図面の原図及びフィルム等で複写機による複写ができない場合は、専門業者に作成を依頼するものとする。

なお、行政文書の写しの作成は、担当課の職員が行うものとし、写しの交付部数は、対象行政文書1件につき1部とする。また、原則として拡大及び縮小印刷は行わないものとする。

イ　磁気・光ディスクその他これらに類するものの場合

請求者が録音テープ、録画テープ又は電磁的記録媒体等への複写を希望した場合で、担当課が複写を認め、また複写が可能であると判断したときは、それぞれの媒体に複写するものとする。

なお、この場合の複写する記録媒体は、請求者が持参する等の方法により、請求者が負担するものとする。

ウ　写しの交付

担当課の職員は、開示する行政文書の写しを請求者に提示して確認するものとする。

なお、写しの交付に際し、行政文書である旨の証明は行わないものとする。

(3)　行政文書の部分開示の方法

行政文書の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき

不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示する。ただし、両面印刷、袋とじ等で取り外すことができない場合は、不開示部分を紙袋等で覆うか、開示部分を複写した物により開示する。

イ　開示部分と不開示部分とが同一ページに混在しているとき

該当するページを複写した上で、不開示部分を黒色マジック等で塗りつぶした物を複写した物又は不開示部分を覆って複写した物を開示する。

7　行政文書の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

行政文書の開示は、決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において実施するものとするが、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、担当課が改めて別の日時を指定することができるものとする。

この場合は、変更した日時を関係文書に付記するとともに、総合窓口に連絡するものとする。

なお、請求者が変更した日時に来庁しなかった場合で、請求者が来庁できない特段の合理的な理由がないと実施機関が認めるときは、開示請求の取下げがあったものとみなし、当該請求者にその旨を通知するものとする。

(2)　開示の準備

担当課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象行政文書を開示場所として指定された総合窓口等に搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により、原本を複写した物を開示する場合及び行政文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめ対象行政文書の写しを準備するものとする。

(3)　決定通知書の確認等

担当課の職員は、総合窓口に来庁した者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者又は代理人であること及び行政文書の件名の確認を行うものとする。

なお、決定通知書以外で請求者又は代理人であることを確認できる場合は、開示を実施するものとする。

ア　閲覧の実施

担当課の職員は、対象行政文書を提示し、請求者の求めに応じて、当該行政文書の内容等について説明するものとする。

なお、総合窓口の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

担当課の職員は、閲覧者に対し、行政文書を丁寧に取扱い、これを汚損し、又は破損等することのないよう説明するものとする。

閲覧者が、行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該行政文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(4)　開示当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧の請求のみである場合であって、開示の当日に写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めて、その場で写しを交付しても差し支えないものとする。

ただし、著作権法(昭和45年法律第48号)の複製の禁止等その他の法令等に違反しないことを確認の上で、写しの交付を行うものとする。

なお、担当課は、処理簿に開示方法の変更の旨を記載するものとする。

8　費用徴収

(1)　費用の額

条例第14条の規定による、行政文書の写しの交付又は送付に要する費用の額は、施行規則別表に定めるとおりとする。

なお、図面の原図及びフィルム等で、写しの作成を専門業者に依頼した場合は、その作成に要する費用とする。

(2)　徴収の方法

行政文書の写しの交付及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

なお、具体的な徴収事務は、御所市会計規則(昭和45年御所市規則第7号)の規定により行うものとする。

ア　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口で写しを交付する場合は、行政文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、行政文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。

イ　郵便又は信書便による発送により写しを交付する場合

担当課が郵便又は信書便による発送により写しを交付する場合は、請求者の希望により、現金又は納入通知書(写しの送付に要する費用については、郵便切手でも可能とする。)により徴収するものとし、担当課は、納入等を確認の後、行政文書の写しを(現金等の場合は領収書を添えて)請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

行政文書の写しの交付に要する費用の歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。

(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入(細節)情報公開及び個人情報文書作成費等

第4　審査請求があった場合の取扱い

開示・不開示決定等の処分又は不作為について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求の方法

審査請求には、処分に対するもの及び不作為に対するものがあり、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)第19条の規定により書面によることを要し、口頭、電話、ファクシミリ又は電子メールによる審査請求があったときは、書面で行うよう指導するものとする。また、審査請求は、「審査請求書」(別記参考書式)により行われることとなる。

2　審査請求書の受付及び取扱い

(1)　審査請求書の受付

審査請求書は、処分を行った実施機関に対して提出されるものであるが、審査請求人の利便及び統一的な事務処理の必要性を考慮して、原則として、担当課の情報公開主任等の立会いの上、総合窓口で受け付けるものとする。

総合窓口では、記載事項に不備がある場合は、訂正又は補筆を求めた上で、審査請求書を受け付けるものとする。

なお、正副2通の請求書の提出が必要となる。

(2)　審査請求書の送付

総合窓口の職員は、審査請求書を受け付けたときは、その写しを1部作成して審査請求人に渡すとともに、正本を総合窓口で保管するものとし、副本は直ちに担当課へ送付するものとする。

(3)　審査請求処理簿の記載

総合窓口の職員は、審査請求があった場合は、「審査請求処理簿」(様式第5号)に必要事項を記載するものとする。また、総合窓口の職員は、審査請求処理簿に必要事項を記載の後、写しを担当課へ送付するものとする。

なお、担当課の情報公開主任は、写しの送付を受けたときは、審査請求に関する事務処理の内容を随時記載するものとし、常に処理経過を把握しておかなければならない。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

担当課は、法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分(不作為)の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人の登記事項証明書、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間(開示・不開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内又は処分があった日の翌日から起算して1年以内)の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示・不開示決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

担当課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、法第23条の規定に基づき審査請求書補正命令書(様式第6号)により、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

なお、この場合の相当の期間とは、14日程度とする。また、審査請求書補正命令書により補正を命じる場合は、総合窓口と協議するものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、審査請求却下通知書(様式第7号)により、担当課から審査請求人に通知するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

この場合の通知書の送達に当たっては、簡易書留郵便により行うものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　審査請求人が、補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

担当課又は総合窓口の職員は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次の手続きに入らなければならない。

4　原処分の再検討

担当課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である開示・不開示決定の内容等について、再検討を行うものとする。

5　審査請求の認容

担当課は、再検討の結果審査請求を認容する裁決を行い、自主的に原処分である不開示決定又は部分開示決定を取消しすることにより、全部開示決定又は審査請求人の主張を満たす部分開示決定をしようとするときは、総合窓口と協議の上、審査請求認容通知書(様式第8号)により原処分の取消しを通知する。また、担当課は、併せて当該開示決定通知書又は部分開示決定通知書等を審査請求人に送付するとともに、それらの写しを総合窓口へ送付するものとする。

なお、通知書の送達に当たっては、簡易書留郵便により行うものとする。

6　審査会への諮問

担当課は、審査請求を却下する場合及び審査請求を認容する場合を除き、行政文書開示決定等審査請求事案諮問書(施行規則様式第10号。以下「諮問書」という。)を作成し、次に掲げる書類を添えて、審査会の庶務を担当する総合窓口へ提出することにより、審査会に諮問するものとする。

(1)　審査請求書の写し

(2)　行政文書開示請求書の写し

(3)　決定通知書の写し

(4)　処理簿の写し

(5)　その他必要な書類(審査請求の対象となった行政文書の写し等)

7　審査会の意見聴取等への対応

担当課の職員は、御所市情報公開及び個人情報保護審査会条例第6条から第8条までの規定により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る行政文書等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。「行政文書提出・不開示理由等説明要求書」、「不開示理由等説明書」(別記参考書式)

8　審査会の答申

総合窓口は、審査会からの答申があった場合は、直ちに、答申書を担当課に送付するものとする。

9　審査請求に対する裁決

担当課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、原則として2週間以内に当該審査請求に対する裁決を行うものとする。この裁決に当たっては、総合窓口に協議するものとする。また、審査請求についての裁決に係る決裁は、起案用紙に必要書類を添付して行うものとし、その決裁区分は、別表のとおりとする。

なお、審査請求の裁決については、次の事項に留意すること。

(1)　審査請求を認容する場合

審査請求を認容して行政文書の全部又は一部を開示する裁決が行われたときは、担当課は、速やかに、審査請求認容通知書を審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

なお、これらの通知に当たっては、併せて該当する決定通知書を審査請求人に送付するものとする。

(2)　審査請求を棄却する場合

担当課は、審査請求の理由がないとして棄却の裁決が行われた場合は、審査請求棄却通知書(様式第9号)により、速やかに審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(3)　審査請求の参加人等

担当課又は総合窓口の職員は、審査請求人に参加人(法第13条第4項に規定する参加人をいう。)がいる場合は、当該参加人に対しても、(1)又は(2)に掲げる認容通知書又は棄却通知書の謄本1部を送付しなければならない。

(4)　第三者への通知

担当課又は総合窓口の職員は、第三者情報が記録されている行政文書の不開示決定又は部分開示決定を変更する決定があった場合は、当該第三者に対し、その旨を第三者意見聴取結果通知書により通知し、処理簿に記載するとともに、写しを総合窓口に送付するものとする。

(5)　審査請求に対する通知

前各号に掲げる通知書の送付に当たっては、簡易書留郵便により行うものとする。

10　開示決定に対して第三者から審査請求があった場合

第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に説明するものとする。(法第25条第1項及び第2項)

第5　実施状況の公表

1　実施状況の取りまとめ

総合窓口は、すべての実施機関における前年度の情報公開制度の実施状況を取りまとめるものとする。

2　公表の方法

総合窓口の職員は、次の事項について、毎年6月末までに本市の広報紙に掲載し、公表するものとする。

(1)　行政文書開示請求件数

(2)　行政文書開示請求に関する決定状況

(3)　審査請求の件数及び裁決状況

(4)　その他必要な事項

第6　総合的な情報提供

1　情報の提供

担当課は、この条例に基づく行政文書の開示のほか、保有する行政資料の提供を積極的に行い、情報の提供に努めるものとする。この場合において、担当課は、個人のプライバシーを侵害することのないよう、十分配慮しなければならない。

2　総合窓口への行政資料等の提供

担当課は、市民への情報提供ができる刊行物、行政資料、調査報告書、広報紙等を作成したときは、総合窓口に必要部数を提出すること。また、総合窓口では、行政資料等を収集し、配架するなど総合窓口の充実を図り、総合的な情報提供に努めるものとする。

3　検索資料の作成等

(1)　行政文書の管理改善

担当課は、原則として、行政文書のファイリング(フォルダー又はファイル作成)時にファイル登録原票(事務室用)を作成し、総合窓口へ提出するものとする。また、担当課は、事務室内のすべての行政文書を定期的に見直し、保存年限の経過等により不要となった行政文書は廃棄するものとする。ただし、保存を要する行政文書については、廃棄年度別に文書保存箱に収納し、書庫移管依頼票を添えて総務課長に引き継ぐものとする。

なお、担当課は、ファイル登録原票の作成にあたり、記載された文書件名から個人名等の不開示事項に該当する情報が判明することのないよう、十分配慮すること。

(2)　庁舎外機関等の行政文書の処理方法

市庁舎外の施設で書庫等を所有するため、総務課長に行政文書の引継ぎを行わない担当課については、原則として、保存する行政文書を前号に準じた方法により処理するものとし、ファイル登録原票等の検索資料を総合窓口に送付するものとする。

(3)　検索資料の作成及び行政文書の保存

総合窓口は、担当課から提出されたファイル登録原票等を取りまとめて検索資料を作成し、情報公開の開示に係る統一的運用に努めること。また、総合窓口は、引継ぎを受けた文書保存箱の行政文書を集中書庫に収納し、保管するものとする。

4　適用外行政文書の任意開示

担当課又は総合窓口の職員は、条例附則第2項に定める適用範囲以外の情報であっても、開示の申出があったときは、その申出に応ずるように努めるものとする。この場合は「行政文書開示申出書」(様式第10号)の提出を求めるものとする。

なお、適用外行政文書の任意開示については、次の事項に留意すること。

(1)　開示の範囲

施行日前に作成し、又は取得した情報については、当分の間、この条例の施行日より1年間遡りその情報の提供に努めるものとする。

(2)　開示申出に対する決定

担当課は、申出に応じて開示するかどうかの決定をするときは、条例第7条の規定による行政文書の開示決定等に準じて行うものとする。

なお、開示決定等をしたときは、「行政文書開示回答書」(様式第11号)により通知するものとする。

(3)　公開の方法

担当課は、申出に応じる旨の決定をしたときは、条例第10条の規定による行政文書の開示の方法に準じて開示するものとする。

第7　情報公開主任

1　設置

(1)　行政文書の開示に係る円滑な対象行政文書の特定及び的確かつ統一的な開示・不開示決定に係る判断を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を充実し、もって情報公開を総合的に推進するため、各担当課に、情報公開主任を置く。

(2)　情報公開主任は、担当課の係長の中から課長が指名する者をもって充てるものとする。

ただし、これに相当する職にある者のいない課等については、主務課長が指名する者をもって、これに充てるものとする。

2　職務

情報公開主任は、次の職務を行うものとする。

(1)　行政文書の開示に関する事務

ア　行政文書開示請求に係る対象行政文書の特定作業に関すること。

イ　行政文書の開示・不開示の判断の審査及び調整に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他行政文書開示に係る事務及び指導に関すること。

(2)　情報提供施策の充実に関する事務

ア　行政資料等の提供に関すること。

イ　有償刊行物の頒布に関すること。

ウ　総合窓口及び他の課等との連絡調整に関すること。

エ　その他情報提供施策の充実に係る事務及び指導に関すること。

附則

附則(平成14年告示第33号)

附則(平成16年告示第63号)

附則(平成17年告示第7号)

附則(平成17年告示第18号)

附則(平成18年告示第30号)

附則(平成19年告示第10号)

附則(平成19年告示第80号)

附則(平成28年告示第35号)抄

附則(令和4年告示第29号)

附則(令和6年告示第19号)

決裁区分

※実施機関のうち農業委員会及び監査委員については、委員長をそれぞれ会長、代表監査委員と読み替える。