○御所市議会事務局処務規程
昭和33年9月25日
議会規程第1号
第1章 総則
第1条 御所市議会事務局(以下「事務局」という。)の処務については、法令又は条例に定めあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
第2条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)を置く。
2 局長は議長の命を受け、局務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
第3条 事務局に事務局次長(以下「次長」という。)を置く。
2 次長は、上司の命を受け、局の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
3 次長は、局長を補佐し、局長に事故があるときは、その職務を代理する。
第3条の2 事務局に必要があるときは、次長補佐を置くことができる。
2 次長補佐は、次長を補佐し、上司の命を受け、所属職員を指揮監督し、次長に事故があるときは、その職務を代理する。
第2章 事務分掌
第4条 事務局に総務係を設け、係長を置き、必要があるときは主任及び主査を置くことができる。
2 係長は、上司の命を受け、係の事務を掌理し、係員を指揮監督する。
3 主任は、上司の命を受け、主管の業務について所属職員を指揮監督する。
4 主査は、上司の命を受け、担当事務を処理する。
第5条 総務係の所掌事務は、次のとおりとする。
(1) 本会議に関すること。
(2) 各委員会に関すること。
(3) 協議会及び公聴会に関すること。
(4) 会議通知に関すること。
(5) 議会に関係ある条例、規則等の制定改廃に関すること。
(6) 議事日程の作成及び通知に関すること。
(7) 請願書、陳情書等の受理及び処理に関すること。
(8) 議員及び市長提出議案の処理に関すること。
(9) 会議の議決事項の処理及び諸般の報告に関すること。
(10) 質問及び発言通告に関すること。
(11) 議員の出欠席に関すること。
(12) 会議録及び速記録の調製編纂に関すること。
(13) 議会において行う選挙に関すること。
(14) 議決事項の処理に関すること。
(15) 公印の保管に関すること。
(16) 議員の身分及び資格得失に関すること。
(17) 儀式、交際及び接待に関すること。
(18) 建議案、発議案及び意見書の作成に関すること。
(19) 文書の収受、発送、編纂及び保存に関すること。
(20) 議会の予算及び経理に関すること。
(21) 議会の議員報酬、費用弁償その他給与に関すること。
(22) 局の人事、服務及び給与に関すること。
(23) 備品及び消耗品の管理受払に関すること。
(24) 郵便切手の受払保管に関すること。
(25) 議長会議及び事務局長会議に関すること。
(26) 庶務に関する調査統計に関すること。
(27) 議会図書室に関すること。
(28) 議場その他各室の管理取締に関すること。
(29) その他議会に関すること。
2 前項の規定にかかわらず、局長が必要と認めたときは、臨時に事務を分掌又は処理させることができる。
第3章 文書の収受
第6条 文書の番号は、毎年1月に起し12月に止め「市議」の文字を冠用するとともに局長専決の文書には「専決」の表示し、同一事件についてはその完結に至るまで同一番号を用いなければならない。
第7条 秘密文書は、その上部に「秘」の字を朱書し、紙袋等に納め機宜の取扱いをしなければならない。
第8条 到着した文書は、次の各号によって処理しなければならない。
(1) 親展文書(親展電報を含む。)その他開封を不適当と認めるものは、封緘のまま収受日附印を押印して文書整理簿に議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは各あて人に配布すること。
(2) 前号以外の文書は、これを開封して文書整理簿にその件名を登載し日付印を押印し、収受番号を記入する。ただし、重要異例又は機宜の処理を必要とするものは、局長の指示を受けること。
(3) 現金又は金券添付の文書は、その文書の余白に金額又は金券の種類及び券面額を記入文書整理簿に登載し、特にその受渡しを明らかにすること。
第9条 電話又は口頭による照会回答及び報告等にして重要なる事項については、その要領を摘記し前条の規定に準じて処理しなければならない。
第4章 事務の処理
第10条 事務の処理は、主任、係長、次長補佐、次長及び局長を経て議長の決裁を受けなければならない。
第11条 局長の専決事項は、次のとおりとする。ただし、異例に属する事項及び必要と認める事項は、議長の指揮を受けなければならない。
(1) 職員の進退、賞罰及び給与について具申すること。
(2) 職員の事務引継に関すること。
(3) 次長の出張及び休暇、欠勤等に関すること。
(4) 職員の宿泊を要する出張及び7日を超える休暇、欠勤等に関すること。
(5) 予算の目及び1件30万円以上の予算の節に係る流用の要求に関すること。
(6) 議会の所掌に係る1件1,000万円未満の義務的、定例的支出負担行為の決定に関すること。
(7) 議会の所掌に係る1件100万円未満の前号以外の支出負担行為の決定に関すること。
(8) 1件1,000万円未満の支出命令に関すること。
2 次長の専決できる事項は、次のとおりとする。ただし、異例に属する事項及び必要と認める事項は、局長の決裁を受けなければならない。
(1) 郵便切手の受払、保管に関すること。
(2) 公印の保管に関すること。
(3) 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
(4) 備品、消耗品の管理受払いに関すること。
(5) 職員の時間外勤務の命令に関すること。
(6) 職員の7日以内の休暇、欠勤等に関すること。
(7) 職員の宿泊を要しない出張の命令に関すること。
(8) 公簿の閲覧及び軽易な証明に関すること。
(9) 定例又は軽易な副申、証明、願出、調査、報告、照会に関すること。
(10) 機関又は団体との連絡に関すること。
(11) 所管に係る手数料の調定及び徴収に関すること。
(12) 議会に属する自動車等の運行及び安全管理に関すること。
(13) 1件30万円未満の予算の節に係る流用の要求に関すること。
(14) 議会の所掌に係る1件100万円未満の義務的、定例的支出負担行為の決定に関すること。
(15) 議会の所掌に係る1件30万円未満の前号以外の支出負担行為の決定に関すること。
(16) 1件100万円未満の支出命令に関すること。
3 次長補佐は、前項の規定にかかわらず、次の事項を専決することができる。
(1) 職員の時間外勤務命令に関すること。
(2) 職員の7日以内の休暇、欠勤等に関すること。
(3) 職員の宿泊を要しない出張の命令に関すること。
第12条 文書の配布を受けたときは、遅滞なく処理案を作り回覧し、上司の決裁を受けなければならない。ただし、急施を要するものは適当に処理することができるが、この場合事後に規定の手続を履行しなければならない。
第13条 処理案は所定の起案用紙を用い、次の各号によって立案しなければならない。ただし、事件の軽易なもの又は閲覧にやむべきものは文書の余白に処理の要旨を記入して回議又は閲覧させることができる。
(1) 事件の関係書類を添付すること。
(2) 参考となる事項を摘記すること。
(3) 特別の取扱いを要するものは、その要旨(例えば親展書類、至急、配達証明、内容証明、電信等)を表示すること。
第14条 決裁済みの文書は、主務者において決裁年月日を記入し、施行を要するものは、速やかに処理しその年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の発送
第15条 決裁済の文書で発送を要するものは、主務者において浄書校合し、処理案とともに回付しなければならない。
2 回付された文書は、文書件名簿に記載し、公印を押し処理案に契印を施し発送の手続を了し、処理案に発送年月日を記載して証印しなければならない。
3 発送文書番号には、「御市議」の文字を冠用しなければならない。
4 発送文書は、受領印を受けなければならない。ただし、郵送する文書は、郵便切手受払簿に記載しなければならない。
第6章 文書の編纂及び保存
第16条 完結文書は、完結の月日の順序によって相当簿冊に編綴し、表紙及び索引を附さなければならない。
第17条 簿冊は、暦年により編纂しなければならない。ただし、会計に関するもの及びその必要あるものは会計年度による。保存上必要あるときは、数年を通じて1冊とすることができる。
第18条 編綴した文書は、事務局において保管する。
第7章 物品の取扱い
第19条 事務局に備品台帳を備えてその保管整理をしなければならない。
第20条 事務局に郵便切手受払簿を備えてその出納を明らかにしなければならない。
第8章 公印
第21条 議会の公印を次のとおり定める。
議会印 | 議長印 | ||
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委員長印 | 事務局印 | 事務局長印 | |
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第9章 補則
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、御所市役所例規の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和48年議会規程第1号)
この規程は、昭和48年7月1日から施行する。
附則(昭和51年議会規程第1号)
この規程は、昭和51年9月1日から施行する。
附則(平成17年議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成20年議会規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成21年議会規程第1号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年議会規程第1号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年議会規程第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。